De avtal som ett företag ingår är en viktig del av företagets verksamhet. Att man har kontroll på de avtal som företaget är part i är avgörande för företagets framtid. Ett avtal som inte sägs upp, eller förnyas, i rätt tid kan få allvarliga följder. Som exempel kan det leda till att företaget i all hast tvingas att lämna sina lokaler eller att företaget helt plötsligt står utan en viktig underleverantör eftersom avtalet har löpt ut.
Tyvärr är avtalshantering något som försummas i många företag, vilket innebär att företaget tar stora risker. Det är dessutom ett onödigt risktagande som enkelt hade kunnat undvikas genom användandet av ett modernt avtalshanteringssystem.
Kontroll på befintliga avtal
De flesta företag ingår löpande en rad olika avtal. Förutom de avtal som ingås vid varje tillfälle som företaget säljer sina tjänster eller produkter ingår ett företag anställningsavtal med sin personal, underhållsavtal med IT-företag avseende företagets datorer och servrar, lokalhyresavtal avseende de lokaler i vilka företaget driver sin verksamhet och leasingavtal med olika finansbolag – för att endast nämna några exempel.
Det är oerhört viktigt att man inte endast har kontroll på innehållet i de olika avtalen, utan även under vilken tid som avtalen gäller och om de är möjliga att förlänga. Genom att använda sig av ett digitalt avtalshanteringssystem är det möjligt att snabbt och enkelt få en total överblick över företagets samtliga avtal. Ett modernt och professionellt utformat avtalshanteringssystem varnar dessutom i god tid innan ett avtal löper ut och informerar även om det är möjligt att förlänga avtalet. När väl företagets samtliga avtal har registrerats i systemet kan den som är avtalsansvarig på företaget sova betydligt lugnare om nätterna.
Kontroll på nya avtal
Ett bekymmer för många företag är upprättandet av de olika avtal som löpande återkommer i verksamheten. Ett typexempel på sådana avtal är anställningsavtal men även leveransavtal och underhållsavtal är återkommande avtal i vissa företag. Alltför ofta upprättas dessa avtal av företagets personal utan att de har någon form av juridisk handledning.
Vanligtvis utgår den person som upprättar avtalet från ett tidigare avtal där man kopierar de delar som verkar vara relevanta. Detta är något som tyvärr ofta leder till dåliga avtal vilka riskerar att bli kostsamma för företaget den dag som avtalet är på väg att löpa ut eller när det uppstår tvist om avtalet.
Även denna situation kan undvikas genom att företaget använder sig av ett modernt och digitalt avtalshanteringssystem. I ett sådant system är det möjligt för företaget att lägga upp särskilda avtalsmallar. Dessa fungerar på så sätt att personalen, genom att endast svara på olika frågor, själva kan skapa professionellt och enhetligt utformade avtal. Därigenom säkerställer företaget att de avtal som upprättas i verksamheten är korrekt utformade vilket avsevärt minskar företagets riskexponering på grund av felaktigt utformade avtal.